گزارشی را مطالعه می‌کردم که توسط انجمن مدیریت فروش آمریکا درباره “وضعیت مدیریت قیف فروش در کسب و کارهای B2B” تهیه شده بود. نسخه پی‌دی‌اف این گزارش را می‌توانید از این لینک دانلود بفرمایید.

این تحقیق بر روی 62 کسب و کار B2B انجام شده که 39% از آن‌ها درآمد بالای یک میلیارد دلار، 24% از آن‌ها درآمد بین 250 میلیون تا یک میلیارد دلار و 37% درآمدی کمتر از 250 میلیون دلار داشتند.

از سازمان‌ها خواسته شده بود که به تغییر سالانه درآمد خود، عددی بین 1 تا 7 اختصاص بدهند. عدد 1 نشان‌ دهنده کاهش قابل ملاحظه، عدد 4 بیانگر ثابت بودن و عدد 7، مشخص کننده رشد قابل ملاحظه درآمد بود.

سوال بعد درباره تعداد دفعاتی بود که جلسات بررسی قیف فروش (Sales Funnel) در سازمان برگزار می‌شود. به طور متوسط حدود 72% اعلام کردند که در بازه‌های هفتگی یا کمتر، این جلسه را تشکیل می‌دهند. مواردی هم مشاهده می‌شد که این جلسات با فاصله بیشتر از یک ماه برگزار می‌شد.

مدت زمانی که سازمان‌ها به این جلسه اختصاص می‌دادند به طور متوسط 53 دقیقه بود. این زمان در 36% شرکت‌ها کمتر از نیم ساعت، در 54% شرکت‌ها بین سه ربع تا یک ساعت و  در 10% سازمان‌ها، بیش از یک و نیم ساعت بود.

سوال بعدی برای اندازه گیری میزان اثربخشی این جلسات طراحی شده بود. 44% از سازمان‌ها نحوه برگزاری این جلسه را غیر اثربخش ارزیابی کردند. 13% آن را بی‌اثر می‌دیدند و 43% اعتقاد داشتند که این جلسات، در سازمان‌شان به صورت اثربخش برگزار می‌شود.

تحلیل آماری مشخص کرد سازمان‌هایی که این جلسات را به صورت غیر اثربخش برگزار می‌کنند، عدد رشد 4.6 داشتند ولی سازمان‌هایی که با اثربخشی بالا به بررسی قیف فروش می‌پردازند، عدد رشد 5.3 را کسب کرده‌اند. این مساله نشان دهنده افزایشی معادل 15% در شاخص رشد نسبی در سازمان‌هایی بود که ساز و کار مناسبی برای برگزاری این جلسات، تدارک دیده بودند.

بررسی سازمان‌هایی که نتایج چشم‌گیری در شاخص‌های عملکردی به دست آورده بودند، نشان داد که آن‌ها سه کار مهم زیر را برای مدیریت قیف فروش (Sales Pipeline) و تحلیل فرصت‌های تجاری انجام می‌دهند:

1⃣ تعریف شفاف فرآیند فروش:

قیف فروش، نمایشی گرافیکی از میزان مذاکرات جاری در فرآیند فروش سازمانی است. مدیریت قیف فروش یعنی این که مراحل فروش سازمان را به خوبی تعریف کنیم، معیارهای اندازه گیری هر مرحله را بشناسیم و اثربخشی اجرای هر مرحله را اندازه گیری کنیم. نتایج تحقیق نشان می‌دهد درآمد شرکت‌هایی که فرآیند فروش دقیقی طراحی کرده‌اند، 18% بیشتر از شرکت‌هایی است که این کار را انجام نداده‌اند.

در کسب و کارهای B2B، فرآیند فروش شامل همه مراحل و اقداماتی است که از اولین تماس مشتری شروع می‌شود و تا تحویل محصول یا خدمت و تسویه حساب آن ادامه می‌یابد. به عنوان مثال، فرآیند فروش می‌تواند شامل این مراحل باشد: مذاکره اولیه تلفنی، برگزاری جلسه پرزنت حضوری، ارائه پروپوزال، تنظیم پیش نویس قرارداد، نهایی سازی قرارداد، دریافت پیش پرداخت، تحویل کالا یا ارائه خدمت، تسویه حساب.

یک فرآیند فروش دقیق، هم به مشتریان کمک می‌کند تا مراحل مختلف دریافت خدمت از سازمان شما را بشناسند و سفر راحت‌تری را در این مسیر طی کنند، هم به تیم فروش این امکان را می‌دهد که فرصت‌های فروش و مذاکرات جاری را به خوبی ردیابی کنند تا موردی از قلم نیافتد.

2⃣ اختصاص زمان کافی برای قیف فروش:

نتایج تحقیق نشان می‌دهد سازمان‌هایی که حداقل سه ساعت در ماه به بررسی قیف فروش اختصاص می‌دهند، 11% درآمد بالاتری کسب می‌کنند. با این که میزان ساعت اختصاص یافته شده مهم‌ است، اما کیفیت وقتی که به این موضوع اختصاص می‌یابد، اهمیت بالاتری دارد.

به کارگیری نرم افزار CRM به شما کمک می‌کند تا تک تک فرصت‌های فروش را مدیریت کنید و شاخص‌های مرتبط با هر مذاکره مانند حجم فروش، احتمال موفقیت در مذاکره، زمان حدودی انعقاد قرداد و… را تعیین نمایید. در جلسه مدیریت قیف فروش، هر چقدر که داده‌های دقیق‌تری درباره مذاکرات جاری، در اختیار داشته باشید،‌ این امکان را خواهید داشت که مذاکرات با ارزش‌تر را شناسایی کنید و بر روی آن‌ها به صورت ویژه تمرکز نمایید.

ادامه دارد…

? نوشته: مجید برقی

⚜ گروه مدیریت ارتباط با مشتری