وبلاگ
آیا اکسل جایگزین مناسبی برای نرم افزار CRM است؟
در بسیاری از شرکت‌های کوچک و استارت آپ‌ها، استفاده از اکسل به جای نرم افزار CRM، ممکن است انتخاب مناسبی باشد، اما آیا این انتخاب برای زمانی که کسب و کارتان رو به رشد است و تعداد کاربران و مشتریان به صورت پیوسته افزایش می‌یابد هم توصیه می‌شود؟ در ادامه به پاسخ و تحلیل این سوال می‌پردازیم:
1- استفاده از اکسل به جای CRM، دید کاملی از کسب و کار در اختیارتان قرار نمی‌دهد:
آیا دانستن این موضوع که در شرکت چه خبر است و هر کسی مشغول انجام دادن چه کاری است، برایتان اهمیت دارد؟ در صفحات گسترده مانند اکسل، یافتن پاسخ این سوال که کدام کارمندتان با کدام مشتری در ارتباط بوده و چه کاری برایش انجام داده، کار بسیار پیچیده‌ای است.
با اکسل امکان مشاهده اطلاعات در لحظه وجود ندارد در صورتی که در CRM امکان مشاهده تمامی فعالیت‌ها در گذشته و آینده، فراهم شده است. همچنین با CRM دسترسی به اطلاعات از طریق موبایل به راحتی امکان پذیر است.
2- زمان زیادی برای یافتن اطلاعات صرف می‌شود:
درصورتی که از اکسل به جای CRM استفاده کنید، اطلاعات را در فایل‌های مجزایی ذخیره می‌کنید که پیدا کردن سریع آن‌ها بسیار مشکل است. در نتیجه، زمانی را که باید برای رسیدگی به مشتریان و توسعه کسب و کارتان اختصاص بدهید، به پیدا کردن اطلاعات مشتریان می‌گذرانید. داشتن CRM، امکان پیدا کردن هر نوع اطلاعاتی را در کوتاه‌ترین مدت فراهم می‌کنید و دیگر لازم نیست زمان زیادی را به جستجو در فایل‌های متعدد با استفاده از ابزارهای فیلتر، بگذرانید.
3- صفحات اکسل هیچ گاه به طور 100 درصد به روز نیستند:
در کسب و کار شما داشتن اطلاعات به‌روز و در لحظه چه میزان اهمیت دارد؟ زمان بررسی به‌روز بودن اطلاعات را نیز به زمان جستجو و پیدا کردن داده‌ها اضافه کنید! موارد این چنینی به ترک مشتری از سازمان شما و تضعیف تصویری که مشتری از شما در ذهن خود دارد، می انجامد. استفاده از CRM، باعث می‌شود اطلاعات در سازمان‌تان به‌روزتر باشد و تصویر ذهنی مشتری از شما قوی‌تر شود.
4- نحوه وارد کردن اطلاعات توسط اعضای تیم، یکسان نیست:
زمانی که از افراد تیم می‌خواهید اطلاعات را در فایل‌های اکسل ثبت کنند، امکان مدیریت اطلاعات به صورت یکپارچه را از دست می‌دهید. در ضمن، با ادغام کردن آن‌ها متوجه می‌شوید که اطلاعات وارد شده توسط افراد مختلف، یکسان نیستند. استفاده از CRM، امکان وارد کردن اطلاعات در فرم‌های مشخص را فراهم می‌کند که باعث می‌شود از وارد کردن اطلاعات بصورت سلیقه‌ایی جلوگیری گردد.
5- اعلان یادآور در اکسل امکان پذیر نیست:
فراموش کردن فعالیت‌ها در اکسل بسیار ساده است! در نظر بگیرید نتیجه یک تماس تلفنی، پیگیری مجدد به تاریخ یک ماه دیگر از مشتری باشد. اکسل امکان یادآوری پیگیری‌های از این دست را فراهم نمی‌کند در صورتی که در CRM به راحتی و در کوتاه‌ترین زمان ممکن، یک فعالیت ثبت می‌شود و زمان مورد نیاز پیگیری آن توسط نرم افزار، یادآوری می‌گردد.
6- برقراری تماس با مشتری راحت انجام نمی‌شود:
کارمندان‌تان به اشتباه بیش از یک بار با یک مشتری تماس می‌گیرند؟ لازم است تماس‌ها و تعاملاتی که با مشتریان داشتید، ثبت شوند؟ دانستن این که چه شخصی آخرین بار با مشتری صحبت کرده برایتان اهمیت دارد؟
سوالات فوق را از خود بپرسید و اگر جواب‌تان مثبت است، به تایم لاین فعالیت‌ها در CRM نیاز دارید. نرم افزار CRM امکان ثبت تمامی ارتباطات، مکالمات و تعاملات با مشتریان را به نحوی که به راحتی قابل دسترس باشند، ایجاد می‌کند.
7- زمان زیادی را صرف کارهایی می‌کنید که با وقت کمی قابل انجام هستند؟
با استفاده از اکسل، وقت و انرژی زیاد را باید برای تحلیل داده‌ها اختصاص بدهید. فعالیت‌های ساده‌ایی مانند آماده‌سازی گزارش و یا وارد کردن اطلاعات، از این دست موارد هستند که گاها ممکن است تا چندین روز زمان شما و کارمندان‌تان را بگیرد.
8- کسب و کارتان در مسیر رشد و توسعه است؟
زمانی را در نظر بگیرید که کارکنان زیادی به سازمان‌تان اضافه می‌شوند، آیا مدیریت اطلاعات، به همان سادگی زمانی است که تعداد کارکنان‌تان انگشت شمار بودند؟ در این شرایط مشکلات وارد کردن اطلاعات در فایل‌های اکسل را چطور می‌توانید کنترل کنید؟
با آموزش، به راحتی می‌توانید استفاده از نرم افزار CRM را به کارکنان تازه وارد سازمان تان یاد بدهید. آن‌ها هم با استفاده از اکانت شخصی‌شان وارد سیستم شده تا از مشکلات ذکر شده جلوگیری نمایید. استفاده از صفحات گسترده زمانی که در حال رشد و توسعه هستید، ابزاری نا کارآمد به حساب می آید.
خلاصه این که اگر بابت هزینه‌های خرید نرم افزار نگرانید، بهتر است از نسخه‌هایی که امکانات اولیه را به صورت رایگان در اختیارتان قرار می‌دهند استفاده کنید و زمانی که به رشد و توسعه دست پیدا کردید، نسخه کامل آن را خریداری کنید.
? ترجمه و بازنویسی: فاطمه نصری
⚜ گروه مدیریت ارتباط با مشتری