بستن یک فرصت فروش، به معنای رها کردن کامل متقاضی نیست. بعضی وقت‌ها فشار آوردن به مشتری برای خرید، جواب معکوس می‌دهد. در این شرایط بهتر است متقاضی را کمی رها کنید و بعدا دوباره به سمت او بروید.
وقتی که یک فرصت فروش را می‌بندید یا یک سرنخ را بایگانی می‌کنید، اطلاعات این مخاطبان هنوز در CRM موجود است و شما می‌توانید با استفاده از ابزارهای ارتباطی مانند کمپین‌های بازاریابی، ایمیل مارکتینگ و… مجددا با آنان ارتباط برقرار کنید.
توضیحات زیر به شما کمک می‌کند در خصوص رها کردن یک سرنخ تجاری، راحت‌تر تصمیم بگیرید:
– اگر نفر اصلی از سازمان متقاضی (نه رابط سازمان) به شما پاسخ منفی بدهد، بهتر است با پیگیری‌های بعدی، زمینه ناراحتی او را به وجود نیاورید و انرژی خود را برای متقضیان دیگر صرف کنید.
– اگر هفته‌ای دوبار با متقاضی تماس گرفتید و به مدت سه تا چهار هفته متوالی به تلفن شما پاسخ نداد، پیگیری را رها کنید.
– اگر یک ماه از تاریخ اعتبار پیشنهاد شما گذشت و با شما تماس نگرفتند، این سرنخ را رها کنید. البته قبل از آن باید کنترل کنید که پیشنهاد شما به دستشان رسیده است.
رها کردن سرنخ تجاری، تصمیمی است که باید به صورت مورد به مورد اجرا شود. اگر کارشناس فروش، مدت قابل توجهی را برای ارتباط با یک سرنخ اختصاص داده و فرصتی برای فروش مشاهده نمی‌کند، بهتر است انرژی خود را در جایی دیگر صرف کند. زمان شما ارزش زیادی دارد و نباید آن را هدر بدهید.
نرم افزارهای CRM به شما امکان می‌دهند که سرنخ‌های فروش را به دسته‌های “سرد”، “گرم” و “داغ” دسته بندی کنند. شما می‌توانید هر نوع نام دیگری برای این دسته‌ها انتخاب کنید. این کار به شما کمک می‌کند احتمال خرید هر متقاضی را پس از هر تماس در پروفایل او اعمال کنید.
در نرم‌افزارهای CRM اصطلاح سرنخ (Lead) به اشخاص یا شرکت‌هایی گفته می‌شود که تازه با آن‌ها آشنا شده‌اید و هنوز مطمئن نیستید که به صورت بالقوه مشتری شما خواهند بود یا نه. پس از ارتباط اولیه با سرنخ‌ها و تایید اعتبار آن‌ها، یک “پرونده فروش” یا “فرصت فروش” ایجاد می‌کنید که تمامی تعاملات سازمان با مشتری، در آن پرونده ثبت می‌شود.
نرم‌افزارهای استاندارد CRM به شما این امکان را می‌دهند که سوابق تمامی مکاتبات، صورتجلسات، پیامک‌ها، فایل‌های تماس تلفنی، فکس‌ها و… را در پرونده فروش بایگانی کنید. این پرونده تا زمانی که به فروش منجر نشود، باز می‌ماند و شما می‌توانید برای خودتان یا همکاران‌تان، فعالیت پیگیری از مشتری تعریف کنید.
اگر برنامه مشخصی برای بستن پرونده‌ها نداشته باشید، بعد از مدتی تعداد مذاکرات باز موجود در قیف فروش CRM بالا می‌رود و مذاکرات جدی‌تر در میان مذاکرات قدیمی گم می‌شود. خیلی وقت‌ها فروشندگان با توجه به این که وقت زیادی برای یک متقاضی صرف کرده‌اند، دلشان نمی‌آید که آن را رها کنند و به سراغ فرصت‌های جدید بروند.
